Wpływająca do Urzędu korespondencja oraz podania , wnioski itp. przyjmowana jest w sekretariacie / p. nr 101/ i po otwarciu przekazywana Burmistrzowi lub jego Zastępcy do rozpisania. Korespondencję przejrzaną i rozpisaną sekretariat dzieli zgodnie z dyspozycją Burmistrza i za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym przekazuje na odpowiednie stanowisko pracy.
Sprawy wpływające do Urzędu załatwiane są odręcznie lub korespondencyjnie.
Forma odręczna jest szybkim sposobem załatwienia sprawy. Polega ona na tym, że pracownik , jeżeli jest to możliwe udziela odpowiedzi przy pomocy telefonu lub w bezpośredniej rozmowie z zainteresowanym, spisując odręczną notatkę służbową lub odnotację na aktach.
Korespondencyjny sposób załatwienia sprawy wymaga sporządzenia przez pracownika zajmującego się sprawą odpowiedzi na piśmie i po podpisaniu przez przełożonego przesłanie jej do zainteresowanego lub zainteresowanych.
Sprawy w Urzędzie załatwiane są według kolejności ich wpływu lub stopnia ważności.
Jeżeli załatwienie sprawy w terminie nie jest możliwe, należy postapić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego.