Wpływająca do Urzędu korespondencja oraz podania , wnioski itp. przyjmowana jest w sekretariacie / p. nr 101/ i po otwarciu przekazywana jest Burmistrzowi lub jego Zastępcy do rozpisania. Korespondencję przejrzaną i rozpisaną sekretariat dzieli zgodnie z dyspozycją Burmistrza i za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym przekazuje na odpowiednie stanowisko pracy.

Sprawy wpływające do Urzędu załatwiane są odręcznie lub korespondencyjnie.

Forma odręczna jest szybkim sposoben załatwienia sprawy. Polega ona na tym, że pracownik , jeżeli jest to możliwe udziela odpowiedzi przy pomocy telefonu lub w bezpośredniej rozmowie z zainteresowanym, spisując odręczną notatkę służbową lub odnotację na aktach.

Korespondencyjny sposób załatwienia sprawy wymaga sporządzenia przez pracownika zajmującego się sprawą odpowiedzi na piśmie i po podpisaniu przez przełożonego przesłanie jej do zainteresowanego lub zaiteresowanych.

Sprawy w Urzędzie załatwiane są według kolejności ich wpływu lub stopnia ważności.

Jeżeli załatwienie sprawy w terminie nie jest możliwe, należy postapić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego.