Wpływająca do Urzędu korespondencja oraz podania , wnioski itp. przyjmowana jest w sekretariacie / p. nr 101/ i po otwarciu przekazywana jest Burmistrzowi lub jego Zastępcy do rozpisania. Korespondencję przejrzaną i rozpisaną sekretariat dzieli zgodnie z dyspozycją Burmistrza i za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym przekazuje na odpowiednie stanowisko pracy.

Sprawy wpływające do Urzędu załatwiane są odręcznie lub korespondencyjnie.

Forma odręczna jest szybkim sposoben załatwienia sprawy. Polega ona na tym, że pracownik , jeżeli jest to możliwe udziela odpowiedzi przy pomocy telefonu lub w bezpośredniej rozmowie z zainteresowanym, spisując odręczną notatkę służbową lub odnotację na aktach.